ОТЧЕТ О проделанной работе по созданию базы данных по теме: «Деканат» (информационный технологии) 2009

Кафедра компьютерной техники и информационных технологий

Учетно – финансовый факультет

ОТЧЕТ О проделанной работе по созданию базы данных по теме: «Деканат» (информационный технологии)

Симферополь 2009

Целью работы является создание базы данных о студентах для использования в деканатах высших учебных заведений.

Разработанная база данных состоит из 4 таблиц:

1. Студенты (поля: код студента, фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес, телефон)

2. Факультет (поля: код факультета, факультет)

3. Специальность (поля: код специальности, специальность)

4. Приказы (поля: код приказа, № приказа, дата, вид операции, код студента, код специальности, код факультета, курс, статус, группа)

Все вышеперечисленные таблицы находятся во взаимосвязи:

В базе данных также созданы 5 запросов:

• «коммерция» - запрос, отображающий всех студентов, с которыми был заключен контракт об обучении на коммерческой основе;

• «распределение по группам» - производит распределение студентов по группам в зависимости от специальности, курса и статуса студента;

• «статистика по статусу» - показывает количество студентов, учащихся на коммерческой и бюджетной основе;

• «последние зачисленные» - отображает список студентов, последними зачисленных в определенную группу;

• «запрос по группам» - отображает список всех студентов указанной ранее группы.

Рассмотрим подробнее процесс создания и работы одного из запросов, а именно запроса «распределение по группам».

Для разработки данного запроса был выбран способ создания с помощью мастера, для чего были выбраны поля: «специальность» (таблица «специальность»), «курс», «статус» (таблица «приказы»), «фамилия», «имя», «отчество» (таблица «студенты»).

Распределение по группам основано на выражении, построенном в мастере:

Группа: Left(специальность! специальность;1) & "-" & приказы! курс & IIf(приказы! статус="бюджет";1;2)

Данный запрос позволяет распределить студентов по группам в соответствии с их специальностью, курсом и статусом обучения (бюджетная или коммерческая основа). Допустим, что студент учится на специальности « Учет и аудит», на 3 курсе, на коммерческой основе. Тогда в запросе в поле «Группа» в строке по этому студенту будет группа «у-32».

В базе данных созданы три отчета:

• «Приказ» - отражает информацию обо всех зачисленных, переведенных в другие группы и отчисленных студентах с указанием даты и № приказа о данных операциях;

• «Наклейки»- содержат информацию об адресе каждого студента, могут быть использованы при рассылке писем;

• «Специальность» - в данном отчете представлена информация о студентах каждой специальности.

По всем запросам и таблицам были созданы формы. Также в базе данных есть связанные и подчиненные формы. По принципу связанных форм созданы списки студентов по факультетам, а подчинением – списки студентов одной специальности.

Все формы представлены в главной кнопочной форме, созданной с помощью диспетчера кнопочных форм. Главное окно кнопочной формы содержит 4 кнопки:

• Приказы

• Специальность

• Студенты

• Факультет

В окне «Приказы» содержатся следующие кнопки:

• Добавление – возможность добавления записи в таблицу

• Изменения – возможность изменения данных в таблице.

• Коммерция – запрос, отображающий всех студентов, с которыми был заключен контракт об обучении на коммерческой основе.

• Статистика по статусу – запрос, который показывает количество студентов, учащихся на коммерческой и бюджетной основе.

• Приказ – отчет, отображающий информацию обо всех зачисленных, переведенных в другие группы и отчисленных студентах с указанием даты и № приказа о данных операциях.

• Выход – выход в главную кнопочную форму.

В окне «Специальность» можно увидеть следующие кнопки:

• Добавление – возможность добавления записи в таблицу

• Изменения – возможность изменения данных в таблице

• Отчет - в данном отчете представлена информация о студентах каждой специальности (см. приложение)

• Список студентов одной специальности – подчиненные формы, позволяющие отобразить перечень всех студентов каждой специальности

• Выход – выход в главную кнопочную форму

В окне «Студенты» содержатся такие кнопки:

• Добавление – возможность добавления записи в таблицу

• Изменения – возможность изменения данных в таблице

• Наклейки - содержат информацию об адресе каждого студента, могут быть использованы при рассылке писем

• Студенты по специальности – список всех студентов специальности, созданный с помощью связанных форм

• Выход – выход в главную кнопочную форму

В окне «Факультет» содержатся такие кнопки:

• Добавление – возможность добавления записи в таблицу

• Изменения – возможность изменения данных в таблице

• Студенты факультета – отражает список студентов каждого факультета

Созданная база данных готова к применению, но может быть усовершенствована с помощью создания дополнительных запросов, форм и отчетов.

В частности, можно создать следующие запросы:

• Поиск данных о студенте по его фамилии;

• Отображение всех студентов одного курса;

• Запрос на изменение фамилии студента и т. д.

Возможен вариант создания главной формы с помощью конструктора с применением различных инструментов: вкладок, кнопок и пр.

Приложение

Отчет «Специальность»

Специальность

Специальность Статус Курс Фамилия Имя Отчество

учет и аудит

Бюджет

Абрамов Василий Иванович

Борисов Иван Иванович

Винокуров Игорь Алексеевич

Давыдова Анна Александровна

Абрамов Василий Иванович

Борисов Иван Иванович

Винокуров Игорь Алексеевич

Давыдова Анна Александровна

Бойко Олег Петрович

Сорин Николай Антонович

Коммерция

Ващенко Ольга Валерьевна

Пасько Антон Игоревич

Ващенко Ольга Валерьевна

Пасько Антон Игоревич

Воробей Алла Львовна

финансы

Бюджет

Гном Ольга Васильевна

Пронин Роман Иванович