Реферат ПРОВЕДЕНИЕ ПРОЦЕДУР ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ

EMPLOYMENT OF CONTROL PROCEDURES IN THE ENTERPRISES

Rasa Kanapickiene, Gailute Gipiene, Sigita Raguckyte

Вильнюсский Университет, Каунасский факультет гуманитарных наук, Литва

The article deals with one element of the company’s internal control system: the control procedures. The control procedures are specific actions and provisions developed in accordance with the major principles of the internal control which are approved by the company management and which are aimed at achieving the goals of the internal control. In the article the condition of systems of the internal control in the enterprises of Lithuania is investigated. The procedures of the control used in large, average, small enterprises have been compared.

Key words: internal control, control procedures, small and medium enterprises.

Прежде чем внедрять на предприятиях систему внутреннего контроля, способствующую достижению намеченных предприятием целей, сначала нужно исследовать состояние этой системы. В статье предлагается исследование одного из элементов системы внутреннего контроля. Акцент делается на характерные особенности процедуры контроля малых, средних и крупных предприятий. Исследование такого рода в Литве проведено впервые.

В процессе интеграции в Евросоюз литовским предприятиям, во что бы то не стало, придется удерживаться на весьма конкурентном рынке, что означает – быть доходными, платежеспособными, предлагать услуги высочайшего качества. Реализовать эти задачи поможет внедрение на предприятиях надежной системы внутреннего контроля.

Система внутреннего контроля – это установленный руководством предприятия процесс, целью которого является надежная коммерческая политика и достижение поставленных предприятием задач. Хорошая система внутреннего контроля – это одно из условий, гарантирующих эффективную деятельность предприятия. Контроль такого характера способствует продуктивной хозяйственной деятельности, гарантирует соблюдение законов, подзаконных актов и принятых на предприятии правил, помогает внедрить методы защищающие имущество предприятия, избежать ошибок, выявить злоупотребления и т. д.

В научных работах предлагаются различные модели внутреннего контроля. Но все предлагаемые модели схожи в том, что процедуры контроля в них выделены в качестве отдельного элемента системы контроля. Таким образом, выявляется важность этих процедур для всей системы внутреннего контроля: предприятие достигает цели контроля на различных уровнях организации деятельности и обработки данных, для чего и создаются и применяются процедуры контроля. Они имеют большое значение, т. к. являются гарантией эффективности контроля, его информационной системой, адекватной оценкой коммерческого риска предприятия.

Особое внимание процедурам контроля уделяется в работах таких зарубежных специалистов по учету и аудиту, как J. W. Cook, P. L. Defliese, D. R. Frazier, M. Grobstein, M. B. Hirsch, H. R. Jeanicke, S. E. Leob, R. D. Neary, V. M. O’Reilly, J. C. Robertson, G. M. Winkle и другие. В Литве на эту тему писали J. Mackeviсius, V. Lakis, J. Kabasinskas, J. Toliatiene, V. Peciura, R. Biciulaitis, R. Kanapickiene, в чьих теоретических исследованиях анализируются вопросы внутреннего контроля, однако аналитических исследований в этой области в Литве пока еще очень мало.

Большинство авторов признает, что порядок процедур контроля зависит от размеров предприятия, но исследования применения процедур контроля на предприятиях различного размера пока не проводились.

Цель исследования – проанализировать применение процедур контроля на предприятиях различного размера; предложить метод оценки этих процедур, способствующий выявлению слабых и сильных сторон контроля.

Объект исследования – процедуры контроля предприятий.

Метод исследования. Было проведено эмпирическое исследование, использовались элементы организации социологических исследований, применялся метод анкетного опроса. Анализ полученных результатов выполнен при помощи качественного и статистического методов.

Процедурами контроля являются подготовленные руководством нормы и действия, которые помогли бы избежать ошибок, объяснить их и уменьшить вероятность риска возникновения ошибок и злоупотреблений. Устанавливая процедуры контроля, руководство предприятия должно принять во внимание цели системы внутреннего контроля, коммерческий риск, состояние учета и сферы контроля. Число процедур контроля зависит также от размеров предприятия, организационной структуры, сферы деятельности.

В данной работе исследованы общие процедуры контроля – это процедуры, которые помогают достичь эффективность сферы контроля. Такие процедуры создают основу для действия конкретных процедур контроля. В работах литовских и зарубежных ученых общие процедуры контроля делятся на несколько категорий: 1) четкое распределение обязанностей работников, 2) санкционирование операций, 3) документация, 4) надлежащая защита имущества [1-4]. При установлении таких общих процедур контроля сфера контроля становится более эффективной.

Далее в работе мы анализируем, какие процедуры контроля установлены на литовских предприятиях различного размера.

1. Организация исследования внутреннего контроля

Исследование проводилось с апреля 2006 г. до января 2007 г. (2‑21 апреля 2006 г. в г. Каунас исследование проводила S. Raguckyte [5]). Целью являлось установление, какая система внутреннего контроля существует на предприятиях Литвы.

Объект исследования – риск возникновения ошибок и злоупотреблений из-за некорректного проведения процедур внутреннего контроля.

Область исследования. Согласно данным Департамента статистики Литовской Республики в 2007 г. было зарегистрировано 76516 действующих хозяйственных субъектов [6]. Большую часть (77 %) всех хозяйственных субъектов составляли индивидуальные предприятия, закрытые акционерные общества и акционерные общества, поэтому в работе анализируется деятельность именно таких предприятий.

Исследование проводилось не только на малых и средних, но и на крупных предприятиях. Таким образом стало возможным дать оценку внутреннему контролю малых и средних предприятий в соотношении с крупными.

Выборка. Все чащев исследованиях информация об области исследования подбирается методом выборки. Для данной работы элементы области исследования были отобраны путем случайной неповторяющейся выборкой [7]. Данные для исследования почерпнуты у работников действующих предприятий. результат работы можно считать репрезентативным: результат получен с вероятностью 90% и погрешностью 7%.

Метод сбора первичных данных. При проведении исследования одной из целей являлось выявление проблем, с которыми сталкиваются предприятия в сфере внутреннего контроля. Но оказалось практически невозможным проводить опрос, приезжая на сами предприятия: респонденты чаще всего или совсем отказывались говорить о проблемах предприятия, или утверждали, что проблем на их предприятии нет. Поэтому для того, чтобы обеспечить максимально возможную анонимность респондентов и надежность данных, был выбран метод анкетирования.

Обработка полученных данных. Для начала обобщили данные о предприятиях и респондентах. Для того чтобы узнать, на каких предприятиях работают респонденты, предприятия поделены на 4 типа: крупные, средние, малые и микро-предприятия. Такое разделение произведено по критериям, изложенным в Законе Литовской Республики о малом и среднем бизнесе [8], т. е. с учетом количества работников на предприятии, годового дохода или балансовой стоимости имущества.

По результатам опроса 5% респондентов работали на крупных предприятиях, 12% ‑ на средних, 43% ‑ на малых и 40% ‑ на микро-предприятиях. 81% респондентов работали на частных предприятиях, остальные 19% ‑ на государственных предприятиях.

При внедрении эффективной системы внутреннего контроля на предприятии важно установить подходящие процедуры контроля. Опрос показал, что респонденты наиболее важными считают процедуры распределения обязанностей и защиты имущества. Подвергнем их более детальному анализу.

2. Распределение обязанностей

Предложенные в анкете вопросы касались одной из основных процедур контроля – распределение обязанностей между работниками. Распределить обязанности необходимо для того, чтобы каждый работник предприятия выполнял закрепленные только за ним обязанности, чтобы у каждого была такая нагрузка, которая позволила бы работнику полностью выполнять свои обязанности. Ибо только в таком случае можно точнее установить, как каждый работник выполняет свою работу, и обнаружить того, кто совершал махинации на предприятии. Должное распределение обязанностей помогает снизить риск возникновения ошибок и махинаций.

В первую очередь мы стремились установить, кто осуществляет функции контроля на предприятии. 82% работников крупных предприятий и 80% работников средних предприятий указали, что функции контроля на предприятии чаще всего выполняют руководители и ответственные за контроль лица. Чем меньше предприятие, тем больше влияние руководителя в сфере контроля: на 41% малых предприятий контроль осуществляется руководителем, в то время как на микро-предприятиях эти функции выполняет исключительно руководитель. Если на предприятии работают неквалифицированные работники, повышается вероятность большего количества ошибок и махинаций. По данным опроса, почти все респонденты (89%) ответили, что у руководителя есть высшее образование. 74% респондентов ответили, что у бухгалтера предприятия также есть высшее образование, о том, что и у других работников есть высшее образование, свидетельствуют 51% опрошенных.

Одним из значимых средств контроля является составление описаний функций и обязанностей должностей. Описания всех рабочих мест существуют, как свидетельствуют респонденты, на 54% предприятий. 24% респондентов ответили, что на их предприятиях составлены описания только основных рабочих мест. 22% респондентов утверждают, что на их предприятиях нет никаких описаний обязанностей: респонденты работают, не ведая своих полномочий и зоны ответственности. Таким образом, на этих предприятиях более высок риск совершения махинаций.

При анализе полученных данных по размеру предприятий процент составления описаний рабочих должностей распределяется по-разному (рис. 1). Описание всех рабочих должностей существует только на крупных предприятиях: 90% указали, что на их предприятиях есть описания функций для всех рабочих мест. 28% респондентов, работающих на средних предприятиях, ответили, что у них составляют описания только для основных должностей, 72% ‑ для всех должностей. Ответы респондентов с малых предприятий распределились так: 51% указали, что на их предприятиях есть описания функций для всех рабочих мест; 27% ответили, что у них существуют описания только основных должностей; 22% ответили, что подобные описания на их предприятиях не составляют. Ответы респондентов микро-предприятий распределились приблизительно таким же образом (48%, 21% и 31% соответственно). На основе полученных результатов можно утверждать, что чем меньше предприятие, тем меньше вероятность того, что на нем будут составляться описания рабочих функций, т. е. тем слабее будет внутренний контроль.

Рис. 1. Составление описаний функций и обязанностей должностей в зависимости от размеров предприятия, %

Для получения более детальных данных и оценки распределения рабочих обязанностей на предприятиях респондентам в анкете были предложены вопросы, связанные с полномочиями и подготовкой отчетности на предприятии: позволяет ли им нагрузка полностью справляться с обязанностями; выполняют ли они исключительно свои обязанности; ясна ли и четко ли обозначена им их ответственность; знают ли они, кому подчиняются; установлена ли ответственность за неподобающее поведение и различные нарушения. Результат опроса показал, что эти требования на разных предприятиях отличаются друг от друга.

Обратимся к ответам респондентов, работающих в предприятиях (рис. 2). Работники крупных, малых и микро-предприятий знают, кому они подчиняются. В то время, как только 84% работников средних предприятий смогли указать, кому они подчиняются.

Во время опроса исследовалось, ясно ли и четко очерчена ответственность работников предприятий. Анализ анкет дал интересный результат: 96% работников средних предприятий и все работники микро-предприятий ответили, что им их ответственность ясно и четко указана, в то же время только 73% работников крупных предприятий и 66% малых предприятий осознают свою ответственность.

Также важно, чтобы нагрузка работников позволяла им полностью справляться со своими обязанностями. При повышенной нагрузке существует большая вероятность, что работник от усталости или спешки допустит ошибки в работе.

Результат опроса свидетельствует о том, что наиболее разумно нагрузка между работниками распределена на крупных предприятиях (91% ответили, что вполне справляются с возложенными на них обязанностями). Похожа ситуация и на микро - и малых предприятиях (82% и 83% соответственно). В то время как среди работающих на средних предприятиях 72% респондентов указали, что вполне могут выполнять свои обязанности. Следовательно, 28% работников средних предприятий из-за повышенной нагрузки не полностью выполняют свои обязанности.

Также важно, чтобы работники выполняли только на них возложенные обязанности, т. к. из-за недостаточного знания специфики другого рабочего места можно допустить ошибку. По данным опроса, большая часть работников предприятий выполняют не только возложенные на них по инструкции обязанности, но и ряд дополнительных работ. В данном вопросе наилучшее положение на средних предприятиях: 52% работников средних предприятий указали, что они выполняют непосредственно на них возложенные обязанности. На других же предприятиях работники выполняют не только свои функции (64% работников крупных, 64% малых, 62% микро - предприятий), что повышает риск возникновения ошибок и махинаций.

Рис. 2. Исполнение полномочий и отчетности на предприятиях, %

Во избежание ошибок и снижения риска совершения махинаций кажется целесообразным, чтобы один работник не выполнял хозяйственную операцию от начала до конца. Особенно снижается вероятность появления ошибок, хищения имущества, преднамеренного искажения информации, если процесс делится на 5 функциональных областей: 1) защита имущества, 2) санкционирование операций, 3) выполнение хозяйственных операций, 4) учет, 5) проверка, ‑ в каждой из которых работает независимый от остальных четырех областей человек. Проанализировав результаты, можно утверждать, что наименьший риск возникновения ошибок и махинаций из-за исполнения несогласуемых обязанностей существует на крупных и средних предприятиях: только 18% и 24% операций на этих предприятиях может выполнять от начала до конца одно и то же лицо. В меньшей степени этого правила придерживаются на малых предприятиях (совмещение несогласуемых обязанностей возможно на 73% таких предприятий). В то же время на 80% микро-предприятий несогласуемые обязанности выполняет то же лицо. И это закономерно, т. к. распределение обязанностей особенно сложно на небольших предприятиях, на которых не хватает людей, чтобы разные работники могли выполнять только одну из пяти функций. Если на работника возлагаются несогласуемые обязанности, тогда его деятельность должна проходить более тщательную проверку.

Знание того, что за производственные нарушения работник будет наказан, не всех, но все же часть респондентов останавливает от злоупотреблений. Полученные результаты свидетельствуют о том, что не на всех предприятиях работники могут быть наказаны за неподобающее поведение и нарушения, потому на таких предприятиях чаще могут наблюдаться случаи различных злоупотреблений. Система наказаний чаще всего применяется на крупных и средних предприятиях (91% и 96% респондентов соответственно указали, что за нарушения они могут быть наказаны). Менее системе наказаний подвергаются работники малых и микро - предприятий (78% и 75% респондентов указали, что к ним применяются наказания).

Согласно полученным в ходе опроса результатам наименьшая вероятность риска появления ошибок и махинаций существует на крупных предприятиях, т. к. на них составлены описания обязанностей для всех рабочих мест, работники знают, в чьем подчинении они находятся, за неподобающее поведение работники могут ожидать наказания. Наибольший риск возникновения ошибок и махинаций существует на малых предприятиях, о чем свидетельствуют данные опроса: не для всех рабочих мест созданы описания обязанностей, часто работники выполняют не только свои обязанности, нагрузка является повышенной, не совсем ясна и четко установлена ответственность, за неподобающее поведение работники этих предприятий наказываются реже.

* приводятся данные опроса, которые можно расценивать как степень риска

Рис. 3. Наиболее рискованные области: распределения обязанностей

В работе были исследованы распределения обязанностей на предприятиях Литвы, показано недостаточно последовательное исполнение этих процедур контроля на предприятиях различного размера. Такой анализ особенно важен для аудиторов. При проведении аудита нужно оценить состояние внутреннего контроля аудитируемого предприятия. Таким образом будут оценены и процедуры контроля, как один из элементов внутреннего контроля. Слабые места процедур контроля полезно знать и руководству предприятий, это позволило бы им совершенствовать неэффективные области контроля. Авторы обобщили результаты проведенного анализа и составили схему различных процедур контроля, требующих совершенствования (рис. 3).

Выводы

Резюмируя сказанное, можно ограничиться следующим выводом: лучше всего процедуры контроля внедрены в деятельность крупных предприятий, на более мелких предприятиях состояние систем внутреннего контроля хуже.

На основе полученных результатов в работе приводится схема наиболее рискованных областей систем внутреннего контроля (в области распределения обязанностей). Данные об этих наиболее слабых местах процедур контроля могут быть полезны для: 1) руководителей предприятий, которые полученную информацию могли бы использовать для совершенствования внутреннего контроля предприятия; 2) аудиторов, которые могли бы более эффективно оценивать состояние внутреннего контроля аудитируемого предприятия.

Литература

Colbert J. L. Reporting on internal control: A business opportunity for accountants // National Public Accountant, April 1995, Vol. 40 Issue 4, P. 26 – 32. Mackevicius J. Теория и практика аудита. Вильнюс: Наука Литвы, 1999, 700 с. Дефниз Ф. Л., Дженик Г. Р., О’Реилли В. М., Хирш М. Б. Аудит Монтгомери. Москва: Аудит, ЮНИТИ, 1997, 542 с. Робертсон Дж. Аудит. Москва: КРМG, Контакт, 1993, 496 с Raguckyte S. Аудит ошибок и махинаций. 2005. Департамент статистики Литовской Республики. Cтатистика хозяйственных субъектов Martisius S. Элементы теорий статистических выводов. Вильнюс: издательство ВУ, 1997, 119 с. Закон Литовской Республики о малом и среднем бизнесе. От 24 ноября 1998 г. № VIII-935. [интерактивный]. Доступный через Интернет: <www. lrs. lt> Закон Литовской Республики о финансовой отчетности. От 1 ноября 2001 г. № IX-575. [интерактивный]. Доступный через Интернет: <www. lrs. lt>