Магистерская работа Эффективной системы организации учетных процессов в сельскохозяйственных формированиях

Совершенствование программного обеспечения бухгалтерского учета - это не только уменьшение потребности в квалифицированных кадрах, а и увеличение количества, повышение оперативности и качества исходной информации для управления.

Таблица 3.4 - Соответствие программного обеспечения установленным нуждам [60]

Название программного обеспечения	Возможности, %
Ведение учета	Технические	Коммерческие	Эргономичные
Количество показателей	50	8	5	5
1С: бухгалтерия 7.7	80	75	90	90
Парус-Бухгалтерия 7.11	75	70	98	95
Толстьй ганс	60	73	87	85

В отношении информационной составляющей важной проблемой на современном этапе развития бухгалтерского учета является проведение системных исследований по его теории, методологии, организации, разработке практических рекомендаций для предприятий и углубление теоретической и практической подготовки бухгалтеров, повышение квалификации практикующих бухгалтеров, которые могли бы решить вопросы развития учета и надлежащего обеспечения руководителей информацией для управления.

Важным моментом планирования перспективного развития бухгалтерского учета на предприятии есть внедрения и широкое использование методов управленческого учета.

Управленческий учет считается новой экономической моделью контроля, учета и управление предприятием. На начальном этапе своего развития он предоставлял информацию о состоянии расчетов, остатках на счетах, ассортименте продукции и т. п. При этом решались задачи получения оперативной информации о движении денежных средств, состоянии расчетов, себестоимости готовой продукции, товаров, работ и услуг и их ассортименте. Обязательным условием было обеспечение оперативности информации и подача ее в форме, доступной для понимания пользователем.

На следующем этапе развития управленческий учет начал решать задачи по анализу информации, которая предоставляется управленцам разного уровня, в том числе об эффективности работы отдельных подразделений, рентабельности, деловой активности и т. п.. В конечном итоге управленческий учет должен позволить путем автоматизации сбора разных данных в любой момент получать целостную картину деятельности предприятия в цифрах.

Перспективным направлением совершенствования бухгалтерского учета и его организации является внедрения стратегической системы учета, основанной на интеграции учета с маркетингом и определением финансовых результатов деятельности предприятия по географическим зонам, группам населения и другими параметрами. Одним из основных назначений этой системы является также определение финансового положения предприятия в перспективе.

Основные направления совершенствования организационной составляющей бухгалтерского учета заключаются:

- в определении оптимальной структуры учетного аппарата предприятия, который бы полностью и оперативно осуществлял положенные на него функции учета, контроля и анализа;

- в аттестации и рационализации рабочих мест работников бухгалтерской службы с внедрением карт организации рабочих мест и разработка и внедрение технологических карт операций, которые выполняются бухгалтерской службой.

Технологическая карта операции - форма технологической документации, в которой приведено описание всего процесса осуществления операции работниками бухгалтерии.

Операционная процедура - отдельная часть операции, которая является последовательностью действий, выполняемых отдельным работником на одном рабочем месте. Критерием выделения операционной процедуры является необходимость выделения промежуточного результата, который осуществляется на одном рабочем месте и является обязательным для учета или управления.

Разрабатываются операционные процедуры с целью предоставления работникам бухгалтерии стандартизированных и детализированных инструкций относительно выполнения операций.

Технологические карты операций более правильно разрабатывать по топологическим участкам учета, хотя не исключена возможность их разработки и за рабочими местами.

Внедрение технологических карт дает возможность избавиться от лишних документов и операций, определить границы ответственности за проведение операций, разработать алгоритм для дальнейшей автоматизации операций, создать предпосылки для структурной перестройки бухгалтерской службы предприятия.

При составлении планов перспективного развития бухгалтерского учета и его организации на предприятии нужно учитывать общие перспективы развития предприятия, его специализацию, применяемые технику и технологии.

Ответственность за выполнение каждой задачи плана должна быть возложена на конкретного менеджера и должна сопровождаться каналом обратной связи, который поможет ему контролировать выполнение плана и осуществлять, в случае необходимости, корректирующие действия и получить признание.

3.3 Организация автоматизации учетного процесса в сельскохозяйственных предприятиях Нововоронцовского района

В современной ситуации чтобы бухгалтерская информация была полезной, она должна быть значимой, полной, оперативной. Это может быть достигнуто только в условиях автоматизированной системы бухгалтерского учета.

Подсистема бухгалтерского учета в процессе своего функционирования осуществляет информационные связи с иными подсистемами и информационными базами автоматизированной информационной системы. На входе подсистему бухгалтерского учета обеспечивают данные первичного учета – собранные и зарегистрированные на носителях данные об осуществленных хозяйственных процессах и явлениях. Исходная информация подсистемы бухгалтерского учета широко используется в годовых задачах автоматизированной информационной систем и является входящей для иных подсистем. Без информации, содержащейся в учетных данных, нельзя организовать научно-обоснованное планирование. Поэтому важно, чтобы учетная информация была полна и своевременна.

Важной чертой подсистемы бухгалтерского учета является обеспечение управления на любом его уровне обратной связью. Функция обратной связи является основным преимуществом подсистемы бухгалтерского учета, и в этом состоит ее огромное значение для управления. Обратная связь обеспечивается с помощью системы результатной и промежуточной информации, которая фиксируется на магнитном носителе или выдается непосредственно на экран дисплея. Поэтому от скорости выдачи такой информации зависит оперативность принятия управленческих решений.

Применение вычислительной техники привело к необходимости совершенствования формы бухгалтерского учета. Она должна отвечать требованиям вычислительной техники и определять методологические, технологические и информационные аспекты организации бухгалтерского учета и обработки учетной информации.

Основные элементы автоматизированной формы бухгалтерского учета более развиты в автоматизированном рабочем месте (далее АРМ). Переход к новой технологии автоматизированного учетного труда обусловил необходимость пересмотра и качественного изменения методологических положений бухгалтерского учета, которые состоят в условиях централизованного применения универсальных ЭВМ общего назначения.

В условиях применения ПЭВМ и АРМ разрабатывается новая форма бухгалтерского учета – диалого-автоматизировання (человеко-машинная).

Диалоговая автоматизированная форма бухгалтерского учета основывается на таких принципах:

– автоматизация документирования хозяйственных операций;

– организация файловой системы;

– смена сеансов активного диалогового режима и автоматического режима при формировании исходной информации.

Применение ПЭВМ коренным образом изменяет технологию и организацию учетного процесса.

1С: Предприятие 7.7 – универсальная система автоматизации деятельности предприятия. За счет своей универсальности система может быть использована для автоматизации наиболее разнообразных участков экономической деятельности предприятия. Программы поставляются как в однопользовательском так и в сетевом варианте.

Система программ 1С: Предприятие 7.7 имеет компонентную структуру. Всего существует три основных компонента: «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчеты». Эти три компонента могут функционировать как совместимо так и автономно, это позволяет подобрать наиболее подходящий по стоимости и набору необходимых параметров вариант для автоматизации предприятия.

Компонента «Бухгалтерский учет» реализует отображение хозяйственных операций, которые происходят на предприятии, в бухгалтерском учете. Она манипулирует такими понятиями как бухгалтерские счета, операции и проводки. Возможности компоненты «Бухгалтерский учет» позволяют вести многомерный и многоуровневый аналитический учет, количественный и валютный учет. Компонента «Бухгалтерский учет» предоставляет возможность для ведения нескольких предприятий в одной информационной базе.

Компонента «Оперативный учет» предназначенная для автоматизации оперативного учета наличия и движения запасов. Возможности компоненты «Оперативный учет» позволяют регистрировать движения и получать информацию о движении и остатках товарных, материальных и других запасов в реальном времени за любые периоды в наиболее разнообразных разрезах.

Компонента «Расчеты» предназначенная для автоматизации сложных периодических расчетов. Возможности этой компоненты позволяют выполнить расчеты различной сложности, в том числе с перерасчетом результатов «задним числом», и вести архив расчетов за истекший период.

Система 1С: Предприятие – готовое для использования решение, ориентированное на решение определенных задач для различных типов предприятий.

Несмотря на трудоемкость бухучета в сельхозпредприятиях, его автоматизация не приобрела распространение. Положительным моментом является то, что позволяет существенно уменьшить трудоемкость различных процессов. Однако здесь есть и несколько отрицательных моментов.

Во-первых, стоимость таких программ, особенно для малых предприятий или таких, которые только начинают свою деятельность, довольно высока. Кроме того, они довольно сложны в освоении и требуют от бухгалтеров значительного времени на их освоение и изучение.

Решение проблемы заключается в самостоятельной автоматизации учета с использованием возможностей Excel отдельных участков бухгалтерского хозяйства, наиболее трудоемкие и зависящие от внешних факторов. Мы разработали элемент автоматизации бухгалтерской отчетности малого предприятия с использованием электронных таблиц Excel на основе разработок, опубликованных в электронной версии книги «Бухгалтерский учет с помощью Excel» [21]. Прежде всего, рассмотрим формирование потоков бухгалтерской информации при ручной и автоматизированной их обработке (рисунок 3.2).

Рис. 3.2 – Движение бухгалтерской информации при обработке ее ручным и автоматизированным способом

Мы рассмотрим автоматизацию обработки учетной информации в последовательности, которую рекомендуют, а именно:

– создание электронной формы баланса и рабочего листа для заполнения баланса;

– создание электронной главной книги предприятия;

– создание электронного журнала регистрации хозяйственных операций.

Такой порядок самостоятельной автоматизации учета позволяет уже на первом этапе получить возможность заполнения разработанной электронной формы баланса и составить баланс предприятия. Самостоятельная автоматизация средствами Excel выгодна еще и тем, что не требует от пользователя знаний специальных бухгалтерский программ и обеспечивает постепенный переход от заполнения используемых бухгалтером бумажных носителей информации к электронным.

Excel является интегрированной частью системы MS Windows, возможности которой широко используются многими другими программами, поэтому для быстрого составления в Excel формы баланса может воспользоваться информационно-поисковой справочной системой «ЛИГА: Закон». Из этой системы мы скопируем форму баланса и создадим соответствующую форму на отдельном листе в Excel (рисунок 3.3).

Рис. 3.3 – Создание формы баланса предприятия в Excel путем копирования из нормативной базы

Следующим этапом будет создание инструмента, с помощью которого будет автоматизировано заполнение финансового отчета. Назовем его «Рабочий лист финансового отчета». Из практики известно, что заполнение тех или иных статей отчетности иногда вызывает затруднения, связанные с определением входящих в ее статьи счетов, суммарного результата по статье, соответствием данной выборки отчетному периоду.

Поэтому структура рабочего листа (РЛ) должна удовлетворять следующим условиям:

- в РЛ должны присутствовать счета, которые включены в статьи отчетности;

- счета, включенные в РЛ, должны быть сгруппированы по отчетным периодам;

- счета, включенные в РЛ, должны быть сгруппированы по статьям.

Для заполнения текстовых ячеек финансового отчета и рабочего листа также можно использовать прием копирования фрагмента из программы «Лига», о котором мы говорили выше. С этой целью используют План счетов бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина от 30.11.99 г. №291.

Созданная таблица рабочего листа достаточно объемна – более 250 строк на нескольких экранных страницах. Для того чтобы сделать ввод данных в такой документ более быстрым и обеспечить удобный контроль полученных результатов, Excel позволяет структурировать созданный документ. После этого, информация, помещенная в рабочем листе, станет намного удобнее для восприятия. Структура даст возможность легко регулировать количество отображаемых на экране данных, скрывая те из них, которые в данный момент не используются или затрудняют просмотр нужных разделов.

Структура может быть создана автоматически и вручную. Автоматическое создание структуры предполагает предварительное внесение в таблицу элементов структуры, которые Excel сможет распознать и автоматически структурировать документ. К такому элементу относится, прежде всего, функция суммы (СУММ). Однако на этом этапе построения рабочего листа в ячейки еще не вводились формулы, поэтому структуру создается вручную.

Структурирование таблицы рабочего листа может быть проведено или по отдельным статьям баланса, или по разделам баланса, можно создать структуру актива и пассива баланса, а можно объединить все эти уровни. Excel дает возможность создать до 8 уровней структуры (включенных один в один по принципу «матрешки»).

Разбивка данных в структуре может производиться как в горизонтальном, так и в вертикальном направлении. Созданный рабочий лист имеет большой размер по вертикали, поэтому для удобства пользования рационально создавать вертикальные группы структуры.

Для того чтобы объединить в группу данные, которые относятся, например, к блоку «Незавершенное строительство», выделяют ячейки, содержащие числовые данные, включенные в эту статью, в меню «Данные» выбирают строку «Группа и структура», в открывшемся окне – строку «Группировать», а в меню «Группирование» нужно будет выбрать метод группировки. Так как мы выбрали вертикальное направление структуры, то в этом меню нужно активизировать окошко «строки» (рисунок 3.4).

Рис. 3.4 – Порядок группировки данных в рабочем листе заполнения финансовой отчетности

< >В результате этих действий выделенные строки таблицы будут объединены в группу и слева от них появятся символы структуры. С левой стороны от выделенных ячеек – вертикальная полоска (линейка уровня) с кнопкой внизу. С правой стороны от линейки уровня – точки (указатели отдельных значений уровня). Под линейкой уровня – кнопка скрытия уровня. Над линейкой уровня, слева от строки столбцов, – кнопки номеров уровней. Если теперь щелкнуть на кнопке скрытия уровня, строки с 5 по 11 свернутся и в окне рабочего листа за строкой №4 будет следовать строка №12.

• Вперёд >